Een werknemer ontslaan wegens disfunctioneren is in Nederland een van de moeilijkste ontslagroutes — en dat is geen toeval. De kantonrechter toetst de zogeheten d-grond (artikel 7:669 lid 3 sub d BW) kritisch, en wijst een ontbindingsverzoek af als de werkgever niet kan aantonen dat de werknemer een serieuze en reële kans op verbetering heeft gehad. Dat vraagt om twee dingen: een zorgvuldig verbetertraject met concrete, meetbare doelen en echte begeleiding, én een dossier dat het disfunctioneren met feiten onderbouwt. Ontbreekt dat, dan blijft de werknemer in dienst. Dit artikel legt uit hoe je een verbetertraject en dossier opbouwt dat standhoudt. Het is algemene informatie, geen juridisch advies.
Waarom de d-grond zo kritisch wordt getoetst
Ontslag wegens disfunctioneren kan via de kantonrechter, op grond van de d-grond: ongeschiktheid van de werknemer voor de bedongen arbeid, anders dan door ziekte of gebreken. Maar de rechter legt de lat hoog. Het uitgangspunt is dat de werkgever de feiten en omstandigheden moet stellen én, bij gemotiveerde betwisting, ook echt moet bewijzen.
De Hoge Raad heeft verduidelijkt dat de wet weliswaar niet voorschrijft hóe een verbetertraject eruit moet zien, maar dat de werkgever — gezien de ingrijpende gevolgen van ontslag — de werknemer wel een serieuze en reële gelegenheid tot verbetering moet hebben geboden. Krijgt de werknemer die kans niet of onvoldoende, dan wijst de rechter het ontbindingsverzoek af en blijft de arbeidsovereenkomst in stand. Dat maakt het verbetertraject niet een formaliteit, maar de kern van de zaak.
De eisen aan een verbetertraject
Uit de rechtspraak zijn de contouren van een deugdelijk verbetertraject goed af te leiden. De belangrijkste elementen:
Tijdige en duidelijke signalering. De werknemer moet tijdig en helder te horen krijgen dat en waarop hij tekortschiet. Iemand pas bij het ontslag confronteren met kritiek die maanden speelde, is dodelijk voor je dossier.
Concrete, meetbare doelen. Het verbeterplan moet duidelijk maken wát er moet verbeteren en waaraan de werknemer moet voldoen. Vage omschrijvingen als “beter functioneren” helpen niemand; het gaat om concrete, meetbare doelen met een redelijke termijn.
Echte begeleiding en middelen. De werkgever moet de werknemer ondersteunen om te verbeteren: coaching, training, feedback, en zo nodig scholing. Uit de rechtspraak blijkt dat geboden begeleiding meeweegt in het voordeel van de werkgever.
Een reële termijn. De duur moet passen bij de ernst van het disfunctioneren, de lengte van het dienstverband en de complexiteit van de functie. Te kort is niet reëel.
Tussentijdse evaluaties, schriftelijk vastgelegd. Leg tussentijds vast hoe het ervoor staat, met bijgestelde acties en tussenresultaten, zodat de werknemer weet waar hij staat en jij een gedocumenteerd verloop hebt.
Vooraf de gevolgen benoemen. Maak duidelijk wat er gebeurt als de doelen niet worden gehaald, en betrek waar mogelijk alternatieven als herplaatsing of demotie.
Wat een goed dossier bevat
Naast het traject zelf telt de onderbouwing. Een sterk ontslagdossier bestaat uit concrete feiten, niet uit indrukken. Wat daarin hoort:
Concrete, gedateerde incidenten — met datum, wat er gebeurde en wie erbij was, in plaats van kwalificaties als “werkt slecht”. Meetbare prestatie-indicatoren zoals gemiste deadlines, fouten of klachten van klanten en collega’s. Schriftelijke communicatie: e-mails, verslagen en rapporten die het disfunctioneren illustreren. Vastgelegde functionerings- en beoordelingsgesprekken, met de gemaakte afspraken. En het verbeterplan met de evaluaties. Zo bouw je objectief bewijs op in plaats van een verhaal dat bij betwisting niet houdbaar is.
Let bij dit alles op de AVG-grenzen die gelden voor het personeelsdossier: leg vast wat relevant is voor het functioneren, maar geen medische gegevens of oneigenlijke informatie.
De koppeling met ziekte en privéomstandigheden
Een belangrijk aandachtspunt: de d-grond geldt uitdrukkelijk voor ongeschiktheid ánders dan door ziekte of gebreken. Speelt er (mogelijk) een medische oorzaak, dan hoort de route niet via disfunctioneren te lopen maar via het ziekte- en re-integratietraject. Ook mag het disfunctioneren niet te wijten zijn aan onvoldoende scholing of aan slechte arbeidsomstandigheden — dan ligt de oorzaak bij de werkgever, en dat ondergraaft de ontslaggrond. Onderzoek dus eerst of er geen andere verklaring is.
Als het traject niet slaagt: de vaststellingsovereenkomst
In de praktijk mondt een verbetertraject lang niet altijd uit in een procedure bij de rechter. Vaak kiezen partijen, als duidelijk wordt dat het niet meer goedkomt, voor een beëindiging met wederzijds goedvinden via een vaststellingsovereenkomst. Dat vermijdt de onzekere en tijdrovende gang naar de kantonrechter.
Hier speelt een strategisch punt: is je dossier zwak, dan sta je zwak bij de rechter én in de onderhandeling — de werknemer weet dat een rechter je verzoek waarschijnlijk afwijst, en zal een hogere vergoeding vragen. Is je dossier sterk, dan kun je redelijker onderhandelen. Goede dossieropbouw betaalt zich dus altijd uit, welke route je ook kiest.
Wat dit voor jou als werkgever betekent
De kern: bij disfunctioneren wint niet wie gelijk heeft, maar wie het kan aantonen. Begin op tijd, wees concreet over wat er moet verbeteren, bied echte begeleiding en een reële termijn, en leg alles schriftelijk vast. Onderzoek eerst of er geen medische of werkgerelateerde oorzaak is. Een zorgvuldig verbetertraject met een goed dossier is niet alleen je route naar een geldig ontslag, maar ook je sterkste kaart in een onderhandeling over een vaststellingsovereenkomst. En het geeft de werknemer een eerlijke kans — wat soms simpelweg tot verbetering leidt, en dan is ontslag niet meer nodig.
Veelgestelde vragen
Wat is de d-grond?
De ontslaggrond disfunctioneren: ongeschiktheid voor de functie, anders dan door ziekte of gebreken (art. 7:669 lid 3 sub d BW).
Is een verbetertraject verplicht?
De wet schrijft geen vorm voor, maar de rechter eist wel dat de werknemer een serieuze en reële kans op verbetering heeft gehad. Zonder traject slaagt ontslag vrijwel nooit.
Wat moet er in een verbeterplan staan?
Concrete, meetbare doelen, een reële termijn, geboden begeleiding en de gevolgen als de doelen niet worden gehaald.
Hoelang moet een verbetertraject duren?
Dat hangt af van de ernst van het disfunctioneren, de duur van het dienstverband en de complexiteit van de functie. Te kort is niet reëel.
Wie moet het disfunctioneren bewijzen?
De werkgever moet de feiten stellen en, bij gemotiveerde betwisting, bewijzen.
Wat hoort er in het dossier?
Gedateerde incidenten, meetbare prestatie-indicatoren, schriftelijke communicatie, vastgelegde gesprekken en het verbeterplan met evaluaties.
Mag ik vage kwalificaties gebruiken?
Nee. “Werkt slecht” heeft geen waarde; het gaat om concrete feiten, data en meetbare resultaten.
Wat als het disfunctioneren door ziekte komt?
Dan geldt de d-grond niet en hoort de route via ziekte en re-integratie te lopen.
Wat als de werkgever onvoldoende scholing bood?
Dan kan het disfunctioneren aan de werkgever te wijten zijn, wat de ontslaggrond ondergraaft.
Wat gebeurt er als mijn dossier niet op orde is?
De rechter wijst het ontbindingsverzoek waarschijnlijk af; de werknemer blijft in dienst en je onderhandelingspositie verzwakt.
Heeft de werknemer recht op een transitievergoeding?
In beginsel wel, tenzij sprake is van ernstig verwijtbaar handelen. In 2026 maximaal 102.000 euro bruto of een jaarsalaris indien hoger.
Kan ik het ook via een vaststellingsovereenkomst regelen?
Ja, vaak wordt na een (mislukt) traject met wederzijds goedvinden beëindigd. Een sterk dossier verbetert dan je onderhandelingspositie.
Dit artikel hoort bij het onderwerp HR & personeelsbeleid. Bekijk de complete gids en alle artikelen erover.