Thuiswerken en hybride werken: de regels voor werkgevers

Hybride werken is de norm geworden, maar veel werkgevers onderschatten wat het aan verplichtingen met zich meebrengt. Je arbo-zorgplicht houdt namelijk niet op bij de voordeur: ook voor de thuiswerkplek ben je verantwoordelijk voor veilig en gezond werken, op grond van artikel 7:658 BW en de Arbowet. Daarnaast kun je thuiswerkers onbelast een thuiswerkvergoeding geven van 2,45 euro per dag (2026) voor kosten als energie en koffie — maar niet op dezelfde dag als een reiskostenvergoeding. Thuiswerken is overigens geen wettelijk recht van de werknemer. Dit artikel zet op een rij wat je moet regelen. Het is algemene informatie, geen juridisch advies.

Thuiswerken is geen recht, maar vraagt wel beleid

Laten we beginnen met een misverstand: werknemers hebben in Nederland geen wettelijk afdwingbaar recht om thuis te werken. Je kunt als werkgever dus zelf bepalen of, en in welke mate, thuiswerken mogelijk is — al is het verstandig daar een consistent en uitlegbaar beleid voor te hebben, want het is een belangrijke arbeidsvoorwaarde geworden in de strijd om personeel.

Wat wél verandert zodra je thuiswerken toestaat, zijn je verplichtingen. Zodra een deel van het werk thuis plaatsvindt, strekt je zorgplicht zich uit tot die thuiswerkplek, en gelden er fiscale regels voor de vergoedingen die je geeft. Juist die twee onderwerpen — arbo en vergoedingen — worden in de praktijk vaak door elkaar gehaald.

De arbo-zorgplicht geldt ook thuis

Dit is het punt dat werkgevers het vaakst over het hoofd zien: je zorgplicht voor een veilige en gezonde werkplek geldt óók voor de thuiswerkplek. De basis ligt in artikel 7:658 BW en de Arbowet, die voorschrijven dat je elke arbeidsplaats in je arbobeleid betrekt — dus ook de werkkamer of keukentafel van je medewerker.

Concreet betekent dit dat je moet zorgen voor een ergonomisch verantwoorde werkplek en voorlichting moet geven over gezond werken. In de praktijk gaat het om zaken als een goede bureaustoel, een bureau op de juiste hoogte, een ergonomisch toetsenbord en muis, en voldoende verlichting — de middelen die RSI en rugklachten helpen voorkomen. Je kunt aansprakelijk worden gesteld voor gezondheidsklachten die voortkomen uit een ongeschikte thuiswerkplek, dus dit is geen formaliteit.

De verantwoordelijkheid is wel gedeeld: de werknemer moet de aangeboden middelen ook daadwerkelijk gebruiken en zelf bijdragen aan een gezonde werkomgeving. Maar het initiatief en de faciliteiten liggen bij jou.

Twee soorten vergoedingen: niet verwarren

Rond thuiswerken bestaan twee verschillende vergoedingen, en het is belangrijk die uit elkaar te houden.

De thuiswerkvergoeding is bedoeld voor de dagelijkse extra kosten van thuiswerken: energie, water, verwarming, koffie, thee en dergelijke. In 2026 mag je hiervoor maximaal 2,45 euro per thuiswerkdag onbelast vergoeden. Dat bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd. Je mag het volledige bedrag ook geven als iemand maar een dagdeel thuiswerkt.

De thuiswerkplekvergoeding is iets heel anders: dat is een (vaak eenmalige) vergoeding of verstrekking om de werkplek in te richten — de bureaustoel, het bureau, de monitor. Dit valt onder de arbo-zorgplicht en kan onbelast via de werkkostenregeling (WKR) worden verstrekt. Veel organisaties hanteren hiervoor een budget, vaak in de orde van 500 tot 1000 euro.

Kort gezegd: de thuiswerkvergoeding dekt het dagelijkse verbruik, de thuiswerkplekvergoeding de inrichting. Ze staan los van elkaar.

De belangrijkste fiscale regel: niet dubbel op één dag

Er is één regel die vaak misgaat in de loonadministratie: op één en dezelfde werkdag mag je niet zowel een onbelaste thuiswerkvergoeding als een onbelaste reiskostenvergoeding geven. Het is het een of het ander, afhankelijk van of de werknemer die dag thuiswerkte of naar kantoor reisde.

Bij hybride werken vraagt dat om duidelijke afspraken en een sluitende administratie. Je mag werken met een vaste vergoeding op basis van een realistisch patroon (bijvoorbeeld drie dagen kantoor, twee dagen thuis), maar je moet dat patroon kunnen onderbouwen. De Belastingdienst verwacht in 2026 meer nauwkeurigheid: vastgelegde hybride afspraken en aantoonbare roosters. Wijzigt het patroon structureel, dan pas je de vaste vergoeding aan.

De thuiswerkovereenkomst

Als een werknemer structureel thuiswerkt, is het verstandig een thuiswerkovereenkomst op te stellen (voor incidenteel thuiswerken is dat niet nodig). Daarin leg je vast op welke dagen thuis wordt gewerkt, welke thuiswerkvergoeding geldt, welke werkmiddelen ter beschikking worden gesteld (en dat die bij uitdiensttreding worden ingeleverd), en afspraken over werktijden en bereikbaarheid.

Die laatste twee — werktijden en bereikbaarheid — zijn een groeiend aandachtspunt. Bij thuis- en hybride werken vervaagt de grens tussen werk en privé, wat kan leiden tot overbelasting. Goede afspraken over wanneer iemand bereikbaar moet zijn, en vooral wanneer niet, horen bij goed werkgeverschap en bij je zorgplicht rond psychosociale arbeidsbelasting. Het is verstandig die afspraken expliciet te maken in plaats van ze aan het toeval over te laten.

Wat dit voor jou als werkgever betekent

De kern: thuiswerken toestaan is een keuze, maar zodra je die maakt, komen er verplichtingen bij. Zorg voor een veilige, ergonomische thuiswerkplek (je zorgplicht stopt niet bij de voordeur), gebruik de twee vergoedingen correct en houd ze uit elkaar, en voer een sluitende administratie zodat je de onbelaste vergoedingen kunt onderbouwen. Leg structureel thuiswerken vast in een overeenkomst, met heldere afspraken over bereikbaarheid. Een doordacht thuiswerkbeleid is niet alleen een verplichting maar ook een sterk argument op de arbeidsmarkt.

Veelgestelde vragen

Hebben werknemers recht op thuiswerken?
Nee, er is geen wettelijk afdwingbaar recht op thuiswerken. Als werkgever bepaal je het beleid.

Geldt mijn arbo-zorgplicht ook voor de thuiswerkplek?
Ja. Op grond van artikel 7:658 BW en de Arbowet ben je ook verantwoordelijk voor een veilige, gezonde thuiswerkplek.

Wat moet een thuiswerkplek hebben?
Onder meer een ergonomische stoel en bureau, goede verlichting en een ergonomisch toetsenbord en muis, om klachten te voorkomen.

Hoeveel is de thuiswerkvergoeding in 2026?
Maximaal 2,45 euro per thuiswerkdag, onbelast. Het bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd.

Is een thuiswerkvergoeding verplicht?
Nee, niet wettelijk. Wel kan een cao er regels over bevatten die je dan moet volgen.

Wat is het verschil tussen thuiswerkvergoeding en thuiswerkplekvergoeding?
De eerste dekt dagelijkse kosten (energie, koffie); de tweede de inrichting van de werkplek (stoel, bureau), vaak via de WKR.

Mag ik thuiswerk- en reiskostenvergoeding op dezelfde dag geven?
Nee. Op één werkdag mag maar één van beide onbelast worden vergoed.

Mag ik een vaste vergoeding gebruiken bij hybride werken?
Ja, op basis van een realistisch en aantoonbaar patroon. Wijzigt dat structureel, dan pas je de vergoeding aan.

Heb ik een thuiswerkovereenkomst nodig?
Voor structureel thuiswerken is dat verstandig; voor incidenteel thuiswerken niet nodig.

Wat leg ik vast over bereikbaarheid?
Wanneer de werknemer bereikbaar moet zijn en wanneer niet — belangrijk om overbelasting te voorkomen en passend bij je zorgplicht.

Kan ik aansprakelijk zijn voor klachten door thuiswerken?
Ja, bij een ongeschikte thuiswerkplek kun je aansprakelijk worden gesteld voor gezondheidsklachten.

Mag ik werkmiddelen terugvragen bij uitdiensttreding?
Ja, leg in de thuiswerkovereenkomst vast dat laptop, telefoon en dergelijke worden ingeleverd.