Ziekteverzuim en re-integratie 2026: verplichtingen voor werkgevers

Een zieke werknemer brengt voor werkgevers een strak gereguleerd traject met zich mee, dat al op de eerste ziektedag begint. De Wet verbetering poortwachter schrijft vaste stappen en termijnen voor: een probleemanalyse binnen zes weken, een plan van aanpak in week acht, een ziekmelding bij het UWV in week 42 en een re-integratieverslag rond week 87. Je betaalt maximaal 104 weken minimaal 70 procent van het loon door. De grote financiële valkuil: verwaarloos je de re-integratie, dan kan het UWV een loonsanctie opleggen — verlenging van de loondoorbetaling met maximaal een jaar. Dit artikel loopt het hele traject door. Het is algemene informatie, geen juridisch advies.

Het doel van de Wet poortwachter

De Wet verbetering poortwachter verplicht werkgever en werknemer om vanaf de eerste ziektedag actief samen te werken aan herstel en terugkeer naar werk. De naam verwijst naar de rol van werkgever en arbodienst als “poortwachters” voor de poort naar een arbeidsongeschiktheidsuitkering: door tijdig en goed te re-integreren, moet onnodige instroom in de WIA worden voorkomen.

Voor jou als werkgever betekent dit dat je niet kunt afwachten. Je hebt een actieve, gedocumenteerde inspanningsverplichting, en het UWV toetst aan het einde van het traject of je die bent nagekomen. Doe je dat niet, dan volgt een financiële sanctie.

Het tijdpad: vaste stappen en termijnen

Het traject kent een aantal harde momenten. Het is verstandig die als checklist te hanteren, want het missen van een termijn kan later tegen je werken.

In de eerste week meld je de werknemer ziek bij je arbodienst of bedrijfsarts. Binnen zes weken stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op: wat is er aan de hand en wat zijn de mogelijkheden tot herstel en werkhervatting. Uiterlijk in week acht stellen werkgever en werknemer samen een plan van aanpak op, met concrete afspraken over de re-integratie.

Daarna volgen periodieke evaluaties (in de regel elke zes weken). In week 42 meld je de werknemer ziek bij het UWV. Tussen week 46 en 52 volgt de eerstejaarsevaluatie: je stelt samen vast welk re-integratieresultaat je in het tweede ziektejaar wilt behalen, en daarbij moet ook tweede spoor — re-integratie bij een andere werkgever — aan de orde komen. Na 80 weken stel je een re-integratieverslag op, en rond week 87 levert de werknemer dat in bij het UWV als onderbouwing voor een eventuele WIA-aanvraag. Rond week 89 ontvangt de werknemer het WIA-aanvraagformulier. Na 104 weken eindigt in beginsel de loondoorbetalingsverplichting.

Loondoorbetaling: hoeveel en hoelang

Tijdens ziekte betaal je het loon door, maximaal 104 weken (twee jaar), voor minimaal 70 procent van het laatstverdiende loon. Er is een belangrijk verschil tussen de twee jaren. In het eerste ziektejaar moet je aanvullen tot minimaal het minimumloon als 70 procent daaronder zou uitkomen. In het tweede ziektejaar vervalt die aanvulling: dan geldt alleen de 70 procent, zonder ophoging tot het minimumloon.

Let op: een cao kan hogere percentages voorschrijven (bijvoorbeeld 100 procent in het eerste jaar en 70 procent in het tweede). Controleer dus altijd je cao, want die kan je verplichten tot meer dan het wettelijk minimum.

De loonsanctie: de duurste valkuil

Hier zit het grootste financiële risico. Het UWV toetst aan het einde van de twee jaar of je voldoende re-integratie-inspanningen hebt geleverd. Oordeelt het UWV dat je tekort bent geschoten — bijvoorbeeld doordat je het tweede spoor niet tijdig hebt ingezet of je dossier niet op orde is — dan legt het een loonsanctie op: je moet het loon nog maximaal een jaar langer doorbetalen.

Dat maakt een nalatig verzuimtraject potentieel een van de duurste fouten in HR. De sanctie is volledig te voorkomen door het tijdpad te volgen, alles te documenteren en bij twijfel tijdig in te grijpen. Twijfel je over de voortgang of over een advies, dan kun je bij het UWV een deskundigenoordeel aanvragen — een relatief goedkoop instrument (voor werkgevers 100 euro in 2026) dat achteraf kan aantonen dat je actief hebt gehandeld.

De verplichtingen van de werknemer

Re-integratie is geen eenrichtingsverkeer. Ook de werknemer heeft actieve plichten: meewerken aan het opstellen en uitvoeren van het plan van aanpak, passend werk accepteren mits medisch verantwoord, beschikbaar zijn voor afspraken met de bedrijfsarts of arbeidsdeskundige, en zich houden aan het verzuimprotocol.

Werkt een werknemer onvoldoende mee, dan heb je een drukmiddel: je kunt de loonbetaling tijdelijk opschorten of stopzetten. Doe dat zorgvuldig en gedocumenteerd, en bij voorkeur na een deskundigenoordeel, want een onterechte loonstop kan zich tegen je keren.

Privacy: wat je wél en niet mag vastleggen

Een belangrijk aandachtspunt tijdens verzuim is de AVG. Je legt de voortgang van de re-integratie vast — gespreksverslagen, het plan van aanpak, afspraken over werkhervatting en de evaluaties. Wat je níét mag vastleggen of uitvragen, zijn medische gegevens: de aard van de ziekte, de behandeling of de oorzaak. Die informatie hoort bij de bedrijfsarts, niet in jouw personeelsdossier. Deze grens is strikt, en overschrijding kan een AVG-overtreding opleveren.

Wat dit voor jou als werkgever betekent

De praktische les is tweeledig. Volg het Poortwachter-tijdpad nauwgezet en documenteer elke stap — dat beschermt je tegen de loonsanctie. En richt een helder verzuimbeleid in, met geïnstrueerde leidinggevenden die hun rol kennen, zodat het traject vanaf dag één goed loopt. De kosten van goede begeleiding zijn klein vergeleken met een extra jaar loondoorbetaling.

Veelgestelde vragen

Wanneer begint mijn verplichting bij ziekte?
Op de eerste ziektedag. Het Poortwachter-traject start direct.

Hoeveel loon moet ik doorbetalen?
Minimaal 70% gedurende maximaal 104 weken. In het eerste jaar aangevuld tot minimaal het minimumloon; in het tweede jaar vervalt die aanvulling. Een cao kan meer voorschrijven.

Wat is de probleemanalyse?
Een analyse door de bedrijfsarts, binnen zes weken, van de klachten en de mogelijkheden tot werkhervatting.

Wat is het plan van aanpak?
Het document met concrete re-integratieafspraken, op te stellen door werkgever en werknemer uiterlijk in week acht.

Wat is tweede spoor?
Re-integratie bij een andere werkgever, die aan de orde moet komen als terugkeer in de eigen organisatie onzeker is — uiterlijk rond de eerstejaarsevaluatie.

Wat is een loonsanctie?
Een verplichting van het UWV om het loon maximaal een jaar langer door te betalen als je onvoldoende hebt gere-integreerd.

Wat is een deskundigenoordeel?
Een oordeel van het UWV (100 euro voor werkgevers in 2026) over bijvoorbeeld de re-integratie-inspanningen of de geschiktheid van werk.

Mag ik medische gegevens van een zieke werknemer vastleggen?
Nee. Medische informatie hoort bij de bedrijfsarts; jij legt alleen de voortgang en afspraken vast.

Kan ik de loonbetaling stopzetten?
Bij onvoldoende medewerking van de werknemer kun je het loon opschorten of stopzetten, mits zorgvuldig en gedocumenteerd.

Wat gebeurt er na 104 weken?
De loondoorbetalingsverplichting eindigt in beginsel, en er volgt een WIA-beoordeling, tenzij een loonsanctie is opgelegd.

Mag ik de loondoorbetaling vrijwillig verlengen?
Ja, werkgever en werknemer kunnen samen kiezen voor verlenging als volledige werkhervatting nabij is.

Geldt dit traject ook voor tijdelijke contracten?
Ja, zolang het dienstverband loopt. Eindigt het contract tijdens ziekte, dan neemt het UWV de begeleiding over (Ziektewet).

Bronnen

Arboportaal — Wet verbetering poortwachter
UWV — Werkwijzer Poortwachter en deskundigenoordeel
AWVN — Poortwachter: re-integratie en loondoorbetaling
Remplooi — Wat zijn de regels voor re-integratie?
Tribus Financial Services — Zieke werknemer melden en re-integratie

Dit artikel hoort bij het onderwerp HR & personeelsbeleid. Bekijk de complete gids en alle artikelen erover.

Ziekteverzuim en re-integratie: jouw verplichtingen onder de Wet poortwachter